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广州中医药大学教职工因公短期出国(6个月以内,不含6个月)申办程序201703更新
2017-03-17 09:15 吴静  国际交流合作处 审核人:

广州中医药大学教职工因公短期出国

(6个月以内,不含6个月)申办程序

注意:凡出国(境)执行公务者(尤其是需使用学校管理经费的出访者)必须办理因公出访手续,否则财务处将不予报销相关费用。)

国际交流合作处外事科   咨询电话:39358477

一、下载并填写相关表格;

出访人须从我处网站下载《教职工因公短期出国申请资料》文件包,解压后按照其中《出访人员必读》的要求,如实详细地填写相关表格。

二、提交出访相关材料;(出访一个国家者至少提前两个月提交材料。出访两个或三个国家者,须提前三个月提交材料。)

1.《广州中医药大学教职工因公出国(境)申报表》原件1份。此表需由经费主管部门、二级单位及其他相关部门领导签字盖章。

2.《公示》电子版。须在我处网站公示5个工作日且无异议的情况下,方能启文走校内审批手续。

3.邀请信和翻译件电子版。邀请信要求用出访目的国语言或者英文写成,信中必须写明出访费用由哪方承担。(随外单位团组出访者须提供由组团单位出具的“征求意见函”、“任务通知书”、“任务批件”的原件和复印件各1份)

4.《日程安排》电子版。须具体填写每日的安排(包括往返路程在内)。必须注明转机情况,以便办理相关国家过境签证。

5.《因公临时出国人员备案表》电子版。申请人如是副厅以下级别,审批单位写“省外办”;如是副厅以上(含副厅)级别,审批单位写“省政府”。

6.《费用开支情况说明》电子版。出访费用由申请人课题经费负责的,须提供课题计划书复印件。出访费用由邀请方负责的,不需要填写本说明。经费由第三方提供者须提交经费资助证明原件。

7.身份证复印件(正反面复印在A4纸同一面上)3份及扫描版。

8.无因公普通护照者,办理因公普通护照需提交1张大一寸白底因公护照照片及因公出入境照片回执。回执应为A4纸黑白打印,申请人在签名栏中亲笔签名。已有有效因公普通护照者(有效期应距离出访返回日期7个月以上,出访美国需9个月以上)不需要提供因公护照照片和回执。

9.相关国家签证个人信息表电子版。

10.办理签证需要的其他资料。对于签证照片、邀请信原件、在职证明、会议背景资料等材料,不同国家有不同的签证要求,具体见《各国签证要求》。

11.办理因公普通护照需采集指模,请与我处预约打指模的时间。

12.因公出国申办过程中产生的费用(快递费、交通费、签证表打表费、签证代办费、签证费等)由申请人负责。省外办审批通过后,我处将预收办证费用。

13.出访人务必按照要求提交相关资料。申办资料不全或不合要求,不予受理。

三、 由我处审核材料后拟文呈送校领导批示,再上报省外办审批;

四、获批后取得任务批件;

五、办证;(由我处为出访人整理有关签证材料后,送省外办审核,并办理因公护照及签证)

六、领取因公护照;(由我处取回出访人的因公护照和签证,并通知出访人前来领取及结算办证费。出访人在领取因公护照时,须检查证件并签署《因公出国(境)出访须知》。)

七、出访团组回国后7日内须将因公护照交回我处,由我处递交省外办办理归国查验手续。申请人须从我处网站下载《因公临时出国总结》文件包,填写其中的《因公出访情况登记表》及《出访情况通报模版》,发电子版给我处,以便在我处网站公示出访情况。

八、出访人如需报账,须在归还因公护照前,自行复印护照首页和出入境记录页。我处将在审查第七项完成情况后,出具相关文件。出访人持相关文件、护照首页及出入境记录页复印件去财务处报账。

 

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