为进一步规范我校各二级单位、党政管理部门举办（含主办、承办及合办）国际/双边/两岸会议的管理，根据上级文件精神，并结合学校实际，特制定本办法。

本办法中的国际/双边/两岸会议，分别定义如下：国际会议指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港澳台）、以高层次学术交流与研讨为主要内容的会议；双边会议指与会代表来自两个国家和地区（不含港澳台）的会议；两岸会议指与会代表来自大陆（含港澳）和台湾的会议。

一、总体原则

（一）应严格控制举办国际/双边/两岸会议的总量和会议规模，未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符规定、无实质内容的国际/双边/两岸会议一律不得主办或承办。

（二）如无特殊需要，未经批准，原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。

（三）对已经形成机制的国际/双边/两岸会议，要由该会议的业务主管部门会同有关部门，对会议的重要性和可持续性等进行评估，效果不明显的，应及时调整或清理。要认真研究确定国际/双边/两岸会议的主题，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际/双边/两岸会议。

二、报批程序

（一） 提前1年预申报。一般性的国际/双边/两岸会议须在对外承诺举办前，于每年10月中旬为下一年的计划进行预申报。境外参会人员数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预申报。国际交流合作处暨港澳台事务办公室为校内受理预申报的业务主管部门。接到《广州中医药大学举办国际/双边/两岸会议预申报申请表》（详见附件1）后，国际交流合作处暨港澳台事务办公室向上级主管部门进行预申报。

（二）提前6个月审批。在对外承诺举办国际/双边/两岸会议之前，应提前六个月履行会议审批手续。会议举办单位向国际交流合作处暨港澳台事务办公室提交《广州中医药大学举办国际/双边/两岸会议申报表》（详见附件2）。由国际交流合作处暨港澳台事务办公室报上级主管部门审批。得到上级主管部门批复同意之后，才可发布会议通知和邀请函。

（三）发布会议通知和邀请函。所邀请的境外人员名单经上级主管部门审批同意后，方可寄送正式邀请函。如需为境外与会人员办理来华签证手续，由会议举办单位出具邀请函，由会议举办单位负责人手写签名，并加盖单位公章后，寄送与会人员。

三、经费管理办法

严格执行国家有关部门制定的在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法等有关规定，合理编制会议预算，严格控制经费支出。

四、注意事项

（一）原则上不得邀请以下人员参加国际/双边会议：

1、外国政要：指外国现职副部级及以上级别官员；

2、前政要：指外国已卸任的国家元首、副首相，政府首脑、副首脑，参、众两院议长，外交部长，国防部长和联合国秘书长等官员及少数在国际上仍有重要影响的卸任政界人物；

3、外国驻华使领馆人员。

如确有必要邀请，则须提前60天向学校国际交流合作处暨港澳台事务办公室提出申请，并由国际交流合作处暨港澳台事务办公室向广东省人民政府外事办公室提出书面申请，由其报上级部门审批。待批准同意后，方可向对方发出邀请。

（二）原则上一般不主动邀请台湾官方人士参加。如确有必要邀请，须在申报表中说明邀请的必要性和台湾官员的职务。经国际交流合作处暨港澳台事务办公室上报上级主管部门批准后才能发出与会邀请。

（三）在举行国际/双边/两岸会议过程中，应自觉维护国家的利益和学校的形象。

（四）禁止利用国际/双边/两岸会议进行公费旅游、盈利创收等活动。

（五）不得接受不明背景或别有企图的境外机构的赞助。

（六）与会议有关的文字及影音材料需由举办单位及时归档。

（七）会议结束后，举办单位应在一个月内填写《广州中医药大学国际/双边/两岸会议总结表》（详见附件3），报送国际交流合作处暨港澳台事务办公室备案。

附件：

1、广州中医药大学举办国际／双边／两岸会议预申报表

2、广州中医药大学举办国际／双边／两岸会议申报表

3、广州中医药大学举办国际／双边／两岸会议总结表

原《广州中医药大学外事暨港澳台事务活动若干管理规定》广中医外〔2014〕32号废止。